Durch die E‑Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert werden. Insbesondere im Rechnungswesen können Prozesse vereinfacht werden. So müssen zukünftig z. B. die Rechnungsdaten beim Empfänger nicht nochmals erfasst werden. Dadurch werden doppelte Arbeitsgänge und hierbei entstehende Fehler vermieden.

Für die Rechnungsaussteller und -empfänger ergeben sich erhebliche Einsparpotentiale, wenn ein großer Teil von Buchungsbelegen nur noch in strukturierter elektronischer Form vorliegt, die medienbruchfrei weiterverarbeitet werden können.

Eng verbunden mit der Einführung der obligatorischen E-Rechnung ist die zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehene Einführung eines Meldesystems zur zeitnahen und transaktionsbezogenen elektronischen Meldung von bestimmten Rechnungsangaben an die Finanzverwaltung. Für das Meldesystem ist es technisch erforderlich, dass bestimmte Rechnungsdaten elektronisch auf den dann vorgesehenen Übertragungswegen übermittelt werden. Die E-Rechnung bereitet das Meldesystem daher vor, wodurch auch technische und organisatorische Anpassungen in den Unternehmen zeitlich entzerrt werden. Die für das Meldesystem erforderlichen gesetzlichen Änderungen wird die Bundesregierung zu gegebener Zeit dem Gesetzgeber vorschlagen.

Die folgenden, aktuell gültigen Regelungen werden zu gegebener Zeit noch im Hinblick auf die dann bestehenden Anforderungen des Meldesystems überprüft und gegebenenfalls angepasst.

Für einen bis zum 31. Dezember 2024 ausgeführten Umsatz gilt als elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Unter diese Definition fällt z. B. auch ein per E‑Mail versandtes einfaches PDF-Dokument.

Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E‑Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispielsweise ein einfaches PDF‑Dokument fällt dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format hat.

Rechnungen, die die Voraussetzungen für eine E‑Rechnung nicht erfüllen, fallen seit dem 1. Januar 2025 unter die Bezeichnung „sonstige Rechnung“. Insbesondere Rechnungen auf Papier oder in einem unstrukturierten elektronischen Format (z. B. einfaches PDF‑Dokument) stellen eine sonstige Rechnung dar.

Entscheidend ist der Zeitpunkt des Umsatzes. Wurde der Umsatz vor dem 1. Januar 2025 ausgeführt, kann eine Rechnung auch dann noch nach den alten Regelungen ausgestellt werden, wenn sie erst später gestellt wird.

Außerdem gelten Übergangsregelungen, bis tatsächlich alle Unternehmen eine E‑Rechnung ausstellen müssen (siehe hierzu Frage 11). Solange eine sonstige Rechnung ausgestellt werden darf, gilt eine solche Rechnung für den Vorsteuerabzug weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung.

Zum Empfang einer E‑Rechnung siehe Frage 12.

Für einen bis zum 31. Dezember 2024 ausgeführten Umsatz gilt als elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Unter diese Definition fällt z. B. auch ein per E‑Mail versandtes einfaches PDF-Dokument.

Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E‑Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispielsweise ein einfaches PDF‑Dokument fällt dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format hat.

Rechnungen, die die Voraussetzungen für eine E‑Rechnung nicht erfüllen, fallen seit dem 1. Januar 2025 unter die Bezeichnung „sonstige Rechnung“. Insbesondere Rechnungen auf Papier oder in einem unstrukturierten elektronischen Format (z. B. einfaches PDF‑Dokument) stellen eine sonstige Rechnung dar.

Entscheidend ist der Zeitpunkt des Umsatzes. Wurde der Umsatz vor dem 1. Januar 2025 ausgeführt, kann eine Rechnung auch dann noch nach den alten Regelungen ausgestellt werden, wenn sie erst später gestellt wird.

Außerdem gelten Übergangsregelungen, bis tatsächlich alle Unternehmen eine E‑Rechnung ausstellen müssen (siehe hierzu Frage 11). Solange eine sonstige Rechnung ausgestellt werden darf, gilt eine solche Rechnung für den Vorsteuerabzug weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung.

Zum Empfang einer E‑Rechnung siehe Frage 12.

Als Unternehmer gilt, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt (§ 2 UStG). Darunter fallen z. B. auch Freiberufler oder Personen, die selbst ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte.

Als inländisches Unternehmen gilt eines, das seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland hat. Besteht kein Sitz, gelten der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthaltsort des Unternehmers.

Ausländische Unternehmer, die in Deutschland umsatzsteuerlich registriert sind, hier aber keine feste Niederlassung haben, können auf diesen Umstand in ihrer Rechnung hinweisen, um zu begründen, warum sie keine E‑Rechnung stellen. Ein Rechnungsempfänger kann sich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf eine solche Angabe verlassen.

Die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht

• bei Rechnungen an Endverbraucher (sogenannte B2C-Umsätze) und
• für viele steuerfreie Umsätze (solche nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen).

In diesen Fällen ist die Ausstellung einer Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht regelmäßig freiwillig. Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E‑Rechnung ausgestellt zu werden bei

• Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
• Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV),
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine – siehe auch Frage 5 – oder staatliche Einrichtungen), und
• bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.

In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er unter den übrigen Voraussetzungen ab diesem Zeitpunkt auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.

Für die Erstellung von E-Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) wird grundsätzlich keine sogenannte Leitweg-ID benötigt. Eine Leitweg-ID ist nur erforderlich, wenn eine E-Rechnung an eine Behörde gestellt werden soll (sogenannter B2G-Bereich, siehe auch Frage 4a). Nur dann benötigt der Rechnungssteller die Leitweg-ID der rechnungsempfangenden Behörde, da so eine eindeutige elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung an den öffentlichen Auftraggeber ermöglicht wird.

Einzelheiten zur Leitweg-ID finden Sie auch unter www.e-rechnung-bund.de/faq/leitweg-id/

Um den Austausch von E‑Rechnungen möglichst unkompliziert zu gestalten, sieht das Gesetz keinen bestimmten Weg vor, über den eine E‑Rechnung übermittelt werden muss. Dadurch wird die notwendige Flexibilität für verschiedene Lösungen in der Praxis erreicht. Daher kommen z. B. der Versand per E‑Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes, die Übergabe z. B. auf einem USB‑Stick oder der Download über ein Internetportal in Betracht.

Allerdings muss ein Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht bereits ein E‑Mail‑Postfach aus.

Zur Übermittlung Ihrer E-Mail-Adresse für den elektronischen Rechnungsempfang nutzen Sie bitte das adp MERKUR Portal. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kontaktdaten sicher zu hinterlegen und bei Bedarf jederzeit zu aktualisieren.

Über diesen Link gelangen Sie direkt dorthin: adp MERKUR Portal/meine Kundendaten

Sollten Ihnen ihre Zugangsdaten nicht vorliegen, wenden Sie sich bitte an unsere Portal-Hotline:

• Telefon: 05772 / 49 304
• E-Mail: portal@adp-merkur.com

Alternativ erhalten Sie in unseren Vertriebsniederlassungen entsprechende Unterlagen zum Ausfüllen.

Aus der Definition, dass eine E‑Rechnung eine elektronische Verarbeitung ermöglichen muss, ergeben sich keine weitergehenden Verpflichtungen. Der Rechnungsempfänger ist nicht verpflichtet, tatsächlich eine weitergehende elektronische Verarbeitung durchzuführen, als dies ohnehin schon durch die Regelungen zur Aufbewahrung erforderlich ist (siehe hierzu Frage 13). Er kann durch eine elektronische Verarbeitung die Chancen der Digitalisierung nutzen, ist dazu aber nicht verpflichtet.

Für Leistungen, die bar bezahlt werden, gelten keine besonderen Regelungen. Daher ist z. B. auch für ein Geschäftsessen in einem Restaurant oder für einen Materialeinkauf eines Unternehmers in einem Baumarkt eine E‑Rechnung auszustellen, wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt und der Rechnungsaussteller keinen Gebrauch von den Übergangsregelungen machen kann oder möchte.

Es bietet sich in derartigen Fällen gegebenenfalls an, dass zunächst vor Ort eine sonstige Rechnung (z. B. in Form eines Kassenbelegs) ausgestellt wird, die nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt wird. Die E‑Mail‑Adresse des Rechnungsempfängers kann bei Leistungserbringung erfragt und später eine E‑Rechnung per E‑Mail versandt werden. Den Beteiligten steht allerdings frei, die für sie optimale Lösung zu wählen.

In dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Dabei kann eine Papierrechnung immer verwendet werden.

Erst nach Ablauf dieser Übergangsfrist ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung tatsächlich verpflichtend.

Auch wenn die Entscheidung über die Nutzung der Übergangsregelungen dem Rechnungsaussteller zusteht, ermöglichen es diese Regelungen auch einem Rechnungsempfänger, einen Vertragspartner auszuwählen, der zunächst z. B. noch Papierrechnungen ausstellt.

Seit dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmen (siehe hierzu Frage 3) die Notwendigkeit, eine E‑Rechnung empfangen zu können. Das gesetzgeberische Ziel (siehe hierzu Frage 1) kann nur bei einer möglichst flächendeckenden Verwendung der E‑Rechnung erreicht werden. Es sind keine Ausnahmen vorgesehen, da solche immer auch zu Abgrenzungsproblemen und damit einer Verkomplizierung des Steuerrechts führen.

Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen (siehe Frage 4), müssen aber dennoch in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen.

Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E‑Mail‑Postfach (vergleiche Frage 8).

Bisher ging bei einem hybriden Format (z. B. ZUGFeRD) – im Falle einer Abweichung zwischen elektronischer Information und dem lesbaren Bildteil – der Bildteil vor. Mit Einführung der obligatorischen E-Rechnung hat sich dieses Verhältnis umgekehrt. Bei hybriden E-Rechnungen bilden nunmehr die im strukturierten Teil (z. B. XML) vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil. Unterscheidet sich der strukturierte Rechnungsteil vom Bildteil, sind nunmehr die Daten des strukturierten Teils maßgebend. Daher empfiehlt es sich, den übermittelten XML-Teil selbstständig zu visualisieren. Hierzu sind – z. T. auch kostenfreie – Tools von privaten Anbietern verfügbar.

Im Gegensatz zu E-Rechnungen im Format ZUGFeRD beinhalten XRechnungen keine zusätzliche Rechnungsdarstellung in Form einer PDF-Datei. Unternehmen benötigen insofern eine zusätzliche Software zur Visualisierung der XML-Datei (sogenannte Viewer). Zu diesem Zweck sind am Markt bereits jetzt eine Vielzahl kostenfreier Angebote verfügbar.

Über das ELSTER-Portal besteht nunmehr eine weitere Möglichkeit, E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD für das menschliche Auge lesbar darzustellen. Der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung ist unter www.e-rechnung.elster.de erreichbar.

Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Absatz 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Bei einer E‑Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für Zwecke der Umsatzsteuer gilt, dass alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von E‑Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Absatz 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts vorliegt.

Ergänzend wird auf das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025, BStBl I S. 1502, zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) hingewiesen.

Steuerpflichtige können auf Anforderung (z. B. für das Veranlagungsverfahren) E-Rechnungen über ELSTER an die Finanzverwaltung einreichen. Hierfür kann die Funktion „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ genutzt werden die E-Rechnung dort unter „5 - Anhänge“ hochgeladen werden.